Tietosuojaseloste

Tämä on Merikeskus Vellamon EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste.

Seloste koskee henkilötietojen käsittelyä Merikeskus Vellamossa, jossa toimivat Suomen merimuseo ja Kymenlaakson museo. Museoiden taustaorganisaatiot ovat Museovirasto/Suomen kansallismuseo ja Kotkan kaupunki, jotka yhteisellä sopimuksella ovat Vellamon rekisterien rekisterinpitäjä.

1. Rekisterin nimi

Merikeskus Vellamon asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Suomen merimuseo sekä Kymenlaakson museo
Postiosoite: Tornatorintie 99 B, 48100 Kotka
Käyntiosoite: Tornatorintie 99, 48100 Kotka
Sähköposti: info@merikeskusvellamo.fi

3. Rekisteristä vastaavat yhteyshenkilöt

Kehittämispäällikkö Annika Utriainen, 040 674 3692, annika.utriainen(at)merikeskusvellamo.fi
Tietosuojavastaava Juha Reihe, tietosuojavastaava(at)kotka.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja Merikeskus Vellamon asiakaspalveluun liittyen. Kyseessä voi olla yhteydenpitoa sidosryhmiin, asiakassuhteiden ylläpitoa, palveluiden laskutusta, toiminnan kehittämistä, markkinointia ja/tai viestintää. Emme käytä tietoja automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle:

– Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
Asiakasta koskevat tiedot on saatu perustuen asiakassuhteeseen, EU:n yleinen tietosuoja-asetus, 6 artikla 1. b)

– Henkilön suostumus
Asiakasta koskevat tiedot on saatu suostumuksella häneltä itseltään, EU:n yleinen tietosuoja-asetus, 6 artikla 1. a)

– Mahdolliset erilliset sopimukset
Sopimukset, joissa rekisteröity on osapuolena tai jotka syntyvät rekisterinpitäjälle kolmannen osapuolen luovuttaessa tietoja

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Asiakasrekistereihin tallennettavia tietoja ovat:
– Etu- ja sukunimi
– Osoite
– Puhelinnumero
– Rooli/titteli/asema
– Organisaatio/yritys/muu yhteys
– Sähköpostiosoite
– Mahdolliset laskutustiedot

Rekisteröityjen ryhmiä ovat:
– Museoiden sidosryhmät
– Näyttelyiden kutsuvieraat
– Kokousasiakkaat
– Museokaupan asiakkaat
– Vellamon uutiskirjeen tilaajat
– Opetustiedotteen tilaajat
– Mediakontaktit
– Markkinointirekisteri

Tallennettujen tietojen säilytysaika:
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se tehtävän hoitamiseksi on tarpeellista. Päivitämme tiedot 10 vuoden välein, jolloin aiheettomat tiedot poistetaan. Poistamme tiedot myös, jos rekisteröity poistuu itse tai ilmoittaa haluavansa poistua asiakasrekisteristä.

6. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Käsittelemme henkilötietoja Merikeskus Vellamon opastus- ja tilavarausten sekä tapahtumien hallinnan yhteydessä kutsuissa ja ilmoittautumisissa.
Laskutusta vaativien asiakkaiden osalta luovutamme tietoja säännöllisesti laskutuksen toteuttamista varten Kunnan Taitoa Oy:lle, joka hoitaa Kymenlaakson museon laskutusta sekä Palkeisiin, joka on valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus ja hoitaa Suomen merimuseon laskutusta. Luovutamme tietoja maksullisten palveluiden osalta Sarastia Oy:lle (Kotkan kaupungin maksuliikenteestä vastaava yritys) laskutusta varten.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Saamme rekisteriin tallennettavat tiedot asiakkaalta itseltään mm. sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista, julkisista tilaisuuksista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Merikeskus Vellamo ei luovuta asiakasrekisterin henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

– Noudatamme asiakasrekisterin henkilötietojen käsittelyssä huolellisuutta.
– Suojaamme tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot asianmukaisesti.
– Säilyttäessämme rekisteritietoja Internet-palvelimilla huolehdimme niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta asiaankuuluvasti.
– Kirjaudumme palveluun henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin, ja tietojen käsittelystä jää merkintä rekisteriin.
– Käsittelemme tallennettuja tietoja luottamuksellisesti ja huolehdimme siitä, että tietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joiden työnkuvaan se kuuluu.
– Palvelua käyttävät työntekijät ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Sinulla on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietosi ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli haluat tarkistaa itsestäsi tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle Kotkan kaupungin internet-sivuilta löytyvällä lomakkeella (Kotka.fi – tietosuoja). Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Vastustamisoikeus
Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietoja.

Suoramarkkinointikielto
Sinulla on oikeus milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä tietoja suoramarkkinointiin. Emme koskaan myy tai muutoin luovuta henkilötietoja muille tahoille suoramarkkinointitarkoituksiin.

Saatamme hankkia digitaalista mainontaa mm. Facebookilta ja Googlelta. Nämä yhtiöt eivät kuitenkaan koskaan saa henkilötietojasi eikä tällaisessa mainonnassa ole kyse suoramarkkinoinnista, vaan se perustuu evästeisiin. Katso tarkemmin kohta Tietoa evästeistä.

Poisto-oikeus
Mikäli koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtävän kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Pyynnön käsiteltyämme joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn sille, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä ratkaisusta, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua. Mikäli katsot, ettei henkilötietojesi käsittely ole lainmukaista, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavaltuutetulle.

Mikäli haluat, että sinusta tallennetut tiedot poistetaan, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle Kotkan kaupungin internet-sivuilta löytyvällä lomakkeella (Kotka.fi – tietosuoja). Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi.